عوامل موثر بر موفقیت نمایشگاه­های بین المللی:

با توجه به تعریف عنوان شده در خصوص موفقیت نمایشگاهها عوامل متعددی بر موفق بودن نمایشگاهها اثر دارند و نظر به اینکه هر نمایشگاهی دو بخش مرتبط و مهم دارند که می بایست با تعامل و همکار ی یکدیگر سبب موفق شدن نمایشگاه گردند این عوامل از دو جنبه برگزارکنندگان و مشارکت کنندگان ( غرفه داران ) قابل بررسی است.

2-12-1- برنامه ریزی امور نمایشگاهی

برخی از صاحب نظران از جمله پالمبو و همکاران(1998)، اوگونرومبی(1997)، و علمی(1374،ص10 ) معتقدند که از عوامل مهم شرکت در یک نمایشگاه یا برگزاری آن، برنامه­ریزی صحیح و دقیق و تعیین اهداف روشن برای مراحل مختلف برگزاری است که برای برگزارکنندگان و مشارکت­کنندگان با توجه به اهداف برگزاری متفاوت خواهد بود. تحقیقات قبلی نشان می­دهد که تنها یک سوم تا یک دوم شرکت­کنندگان برای شرکت کردن اهداف روشن و مکتوبی داشته­اند.

(Palumbo Fred, Brad O,Hara, Paul Herbig1998 Differences Between International and Domestic Trade Show Exhibitors, Academy of Marketing Studies Journal, Volume2, Number2, 1-15).

Ogunrombi,Samuel Adewale 1997 Exhibitions in university Libraries, Library Review ,Vol .46 No.6,p. 428-433))

(علمی،محمد1374، نمایشگاه­ها و چگونگی برپایی و شرکت در آنها، تهران: مرکز توسعه ی صادرات ایران)

(مقاله شناسایی عوامل موثر بر موفقیت نمایشگاه­های تخصصی بین المللی، کلانتری، میر ظفر جویان، 1378)

برنامه­ریزی یک ضرورت است، امروزه کسی بر سر اهمیت و فلسفه وجودی آن به مجادله برنمی­خیزد بلکه تنها در مورد کیفیت انطباق اسلوبهای مختلف برنامه­ریزی، با شرایط و مقتضات گوناگون اظهار نظر میشود، تا چندی پیش مفهوم و مقوله برنامه­ریزی اساسا یک مفهوم ایدئولوژیک تلقی میشود ولی اینکه بواسطه نوعی واقع­نگری که دستاورد تحولات فکری و سیاسی دوران اخیر است، تاکید صاحب­نظران و مدیران و تصمیم­گیران بیشتر بر حسن تدبیر امور است تا پیشداوری در قبال امری منطقی و معقول هم چون برنامه­ریزی. برنامه­ریزی یک فرایند است. فرایند برنامه­ریزی جریانی است که طی آن مجموعه­ای از داده­های اولیه که عموما اطلاعات جمع­آوری شده در مورد موضوع برنامه­ریزی در این جا که نمایشگاه است پس از تجزیه و تحلیل منطقی به صورت ستانده­های  مشخص ارائه شده و به کار گرفته میشود. این عبارت کوتاه در واقع روند کلی جریان برنامه­ریزی را بیان کرده و صرف نظر از محتوا و موضوع آن برای تمامی فرایندهای برنامه­ریزی قابل تعمیم است.  به عبارت دیگر منطق برنامه­ریزی ایجاب میکند که مراحل جمع­آوری اطلاعات، تدوین اهداف کیفی و کمی، ارزیابی و انتخاب گزینه­های مطلوب، برنامه اجرایی و نظارت ارزشیابی مستمر به صورتی مشخص و با رعایت تقدم و تاخر اندیشیده و پیگیری گردد.از مجموعه وسیع مقوله­های برنامه­ریزی آنچه که به این بحث مربوط میشود، برنامه­ریزی امور نمایشگاهی است. برمبنای آنچه که از سلسله مباحث گذشته در خصوص نمایشگاههای بین المللی بازرگانی و سایر انواع نمایشگاهها گذشته  چنین برمی­آید، که نمایشگاه یک مقوله چند وجهی و با جنبه­های متنوع است، از این رو برنامه­ریزی و مدیریت ا مور نمایشگاه نیز تخصصهای چند رشته­ای را ایجاب میکند، تا با سلسله  تدابیری مشخص وجوه گوناگون نمایشگاهها اعم از جنبه­های فیزیکی، اقتصادی، بازرگانی و بازاریابی و نیز ابعاد اجتماعی و بویژه فرهنگی و ارتباطی تحت پوشش طرحها و برنامه­های مورد نظر قرار گیرد.  این بدان  معناست که برنامه­ریزی امور نمایشگاهی به مثابه ابزاری در خدمت مدیریت نمایشگاه، اولاً نباید امری ساده و سهل الوصول تلقی شود، و ثانیاً نبایستی چنین تصور کرد که تمامی جنبه­ها و ابعادی که پیش از این برشمردیم، در قالب یک تخصص یا تجربه خاص می­گنجد. این نگرش و ساده انگاری نشات گرفته از آن می­تواند توانمندی و تاثیرگذاری نمایشگاهها را در کسب اعتماد و رضایت خاطر مخاطبان اصلی نمایشگاهها یعنی بازدیدکنندگان و طرفهای تجاری و بازرگانی به مخاطره افکند،  بالعکس تاکید بر ضرورتها و الزامات پیش گفته، می­تواند باعث توفیق و کارآیی مضاعف باشد، برنامه­ریزی امور نمایشگاهی با توجه به اهمیت و گستردگی حوزه­های آن، ممکن است برای مدتهای مدید یک سال یا چند سال  به طول انجامد، این امر البته به نوع نمایشگاهها و تعدد و تنوع شرکت­کنندگان و بازدیدکنندگان بستگی دارد. برای برخی نمایشگاههای جهانی 5 تا 6 سال قبل از برگزاری نمایشگاه به برنامه­ریزی  و سازماندهی طرحها و فعالیتهای مربوطه می­پردازند. اما در هر حال فاصله زمانی قابل قبول بین برنامه­ریزی و اجرای فعالیتهای نمایشگاهی، یک ضرورت حیاتی است. .(مقدمه­ای بر نمایشگاههای بین المللی بازرگانی در ایران.تحقیق  نگارش: علی ملک­پور –با همکاری غفور فرجپور.)

در برنامه­ریزی امور نمایشگاه­ها، یکی از اصول رایج در سطح بین المللی، تثبیت نمودن زمان برگزاری هر نمایشگاه است تا علاقمندان به شرکت در این گونه نمایشگاه­ها و نیز بازدیدکنندگان تقریبا با محدود زمانی هر نمایشگاه آشنا شوند. به عبارت دیگر زمان نمایشگاه در اذهان عمومی به ویژه مخاطبان نمایشگاه جا بیفتد. هنگامی که برنامه برگزاری نمایشگاه تدوین شد، باید حداکثر تلاش مسئوولان برگزاری به عمل آید که زمان افتتاح نمایشگاه هیچ گونه تغییری پیدا نکند و در موعد مقرر همه چیز برای افتتاح و بازدید عمومی آماده باشد. معمولا مدیریت زمان در برپایی نمایشگاه­ها یا برای مدیران واحدهای اقتصادی متقاضی شرکت در آن جهت برنامه­ریزی کار، به صورت هرم وارونه تنظیم می­شود. به این صورت  که انتهای کار «زمان افتتاح» است و در فرصتی که برای انجام امور مانده، کارها برنامه­ریزی و تقسیم می­شود. اگر مدیریت برگزاری هر نمایشگاهی چند روز قبل از افتتاح، بتواند همه چیز را آماده نماید،  بهترین شیوه کار است. حتی اگر وی قادر باشد در زمان افتتاح همه امور را به سامان رساند، نیز موفق است. اما اگر زمان افتتاح را به تعویق اندازد یا در آن هنگام همه کارها سامان نیافته باشد، باید گفت که بسیار ضعیف عمل کرده است، این مراحل برای مدیران واحدهای شرکت­کننده در نمایشگاه نیز می­باشد. معمولا در برنامه­ریزی نمایشگاه، زمانی برای وقوع حوداث غیرمترقبه منظور می­شود و بر مبنای آن بقیه کارها تقسیم و برنامه­ریزی می­گردد. مسوول برنامه­ریزی و نظارت بر امور نمایشگاهی با دقت و کنترل پی در پی امور، بازدید از پیشرفت اجرایی در مراحل مختلف، بررسی تامین امکانات و تجهیزات مورد نیاز و … در هر لحظه می­تواند ارزیابی درستی از نحوه پیشرفت امور داشته باشد. چنان چه وی به هر دلیلی متوجه شود که کار از برنامه تنظیم شده قبلی عقب می­باشد، باید با برگزاری یک جلسه با همکاران خود، ضمن بررسی علل عقب ماندگی امور و زمان باقی مانده برای انجام مابقی کار، حساسیت­های خود را به آنها منتقل کند و دقت و وسواس لازم در حسن انجام کار در موعد مقرر را گوشزد نماید. این عقب ماندگی نشان­دهنده­ی ضعف مدیریت است که مورد قضاوت بازدیدکنندگان قرار می­گیرد. آنها هنگام بازدید از نمایشگاه به دقت همه چیز را از نظر می­گذارنند و به ضعف­های موجود پی می­برند. بنابراین مدیریت زمان و آگاهی نسبت به این دانش، برای تمام مسوولان برگزارکنندگان نمایشگاه­ها، ضروری است. در مقابل، مدیران واحدهای اقتصادی که قصد حضور در نمایشگاه را دارند نیز باید زمان­بندی برای کار داشته باشند و به مدیریت زمان آگاه باشند. بارها دیده شده که نه تنها در روز افتتاح، بلکه تا دو روز پس از افتتاح برخی غرفه­ها هنوز آماده نیستند. این اقدام نه تنها به غرفه مورد بحث بلکه به غرفه­های دور بر آن و حتی سالن نمایشگاه نیز لطمه می­زند و گواه بر مدیریت ضعیف کار می­باشد. معمولا علل مختلفی در این زمینه اظهار می­شود. برخی شرکت­کنندگان به ارائه نشدن غرفه خود در زمان مقرر از سوی مدیریت نمایشگاه اشاره می­کنند. برخی مشکلات مربوط به انتقال لوازم مورد نیاز غرفه سازی یا کالاهای خود را مطرح می­کنند و دلایلی از این دست….

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   طبقه بندی برنامه های تغییر

چنان چه مدیریت برگزاری نمایشگاه و نیز متقاضیان شرکت در نمایشگاه­ها، از علم مدیریت زمان اطلاع و آگاهی داشته باشند. چنین مناظر ناخوشایندی به چشم نخواهد خورد. (مدیریت زمان در نمایشگاه، ابزار موفقیت، مجله بررسی بازرگانی، شهریور 1376،شماره 121، ص17-15) در زمینه برنامه­ریزی امور نمایشگاهی برخی از جنبه­های اصلی که می­بایستی مورد نظر قرار گیرند عبارتند از:

رعایت ابعاد و استانداردها در فضاسازی و معماری در نمایشگاه: احداث سالنها، غرفه­ها و به طور کلی جنبه­های فیزیکی باید بتواند هم با اسلوبهای معماری ملی تطابق داشته و هم در دستیابی به هدفهای پیش­بینی شده در ابعاد اقتصادی و بازرگانی و ارتباطی در خدمت مدیریت نمایشگاه قرار گیرد. لذا این جنبه خاص از نمایشگاه. دقیقا می­بایستی منعکس کننده نیازها و ضرورتهایی باشد که در اهداف برگزاری نمایشگاه پیش­بینی شده است. جنبه­های فیزیکی معماری مجموعه نمایشگاهی تنها در رابطه­ای تنگاتنگ با زمینه­های اقلیمی، اقتصادی، فرهنگی و ارتباطی قابل تحلیل است و این مهم خود نشاندهنده خصوصیت چند بعدی برنامه­ریزی و مدیریت امور نمایشگاهی است.

برنامه­ریزی امور بازرگانی و بازاریابی در نمایشگاه: در این خصوص لازم به ذکر است که هدف غایی نمایشگاهها دستیابی به حوزه­های وسیع­تری در روابط تجاری و بازرگانی است. به عبارت دیگر، بازاریابی برای محصولات و تولیدات و خدمات یک موسسه  و در مجموع یک کشور معیار اصلی در سنجش و ارزشیابی میزان موفقیت و یا عدم موفقیت نمایشگاهها است. با وجود این تحقق هدف فوق نیز منوط به حسن تدبیر و فراهم آمدن تمهیداتی است که ریشه در ابعاد دیگر برنامه­ریزی امور نمایشگاهی از جمله جنبه­های فنی و فیزیکی دارد و یا به ابعاد فرهنگی و ارتباطات اجتماعی در برنامه­ریزی نمایشگاهها مربوط می­گردد. به طور کلی برنامه­ریزی امور بازرگانی در نمایشگاه با تهیه و تدوین فهرستی از طرحهای تجاری و بازرگانی سازمان یا موسسه خاص شروع شده و ضمن طبقه­بندی اطلاعات مربوطه به پیشینه و حجم مبادلات بازرگانی داخلی و خارجی، اولویتهای روابط بازرگانی و تجاری مورد نظر سنجیده و تنظیم می­گردد. به عنوان مثال وقتی در خصوص شرکت بنیاد مستضعفان و جانبازان در یک نمایشگاه بین المللی داخل یا خارج از کشور بحث می­کنیم، باید به تهیه چنین فهرستی با توجه به اسناد و مدارک مربوطه به روند و حجم روابط و مبادلات تجاری بنیاد مبادرت کنیم، و بر مبنای این اطلاعات اهمیت و اولویت توسعه و تحکیم روابط بازرگانی و بازاریابی را در قبال مشتریان متعدد ارزیابی کنیم. این ارزیابی ما را در انتخاب شیوه و کیفیت روابط مطلوب با مخاطبان در طول روزهای برپایی نمایشگاه یاری می­دهد و نوع مذاکرات، دعوتها و ارتباطات نیز بر مبنای تصمیم­گیری آتی و یا بدون ملاحظات پیش گفته نخواهد بود.

برنامه­ریزی جنبه­های فنی خاص(طراحی، دکوراسیون داخلی و …): در مورد جنبه­های خاص که به طراحی داخل سالن، دکوراسیون، نور، رنگ، طبقه­بندی کالاها، موقعیت مکانی غرفه­ها و … مربوط می­شود. به نوبه خود می­تواند تمامی جنبه­های برپایی نمایشگاه و غرفه­های متعلق به یک سازمان و موسه را تحت الشعاع قرار دهد. برنامه­ریزی در چنین مواردی نمی­تواند صرفا متکی به تجربیات فردی و ابتکارات یک فرد یک گروه خاص باشد. به دیگر سخن، اندیشه و عمل درباب جنبه­های کاربردی خاص مستلزم در نظر داشتن اهداف، خط مشی­ها و جهت­گیرهای اقتصادی، تجاری و بازرگانی سازمان یا بنگاه اقتصادی مورد نظر و نیز حوزه­های فعالیت آنست. در خصوص یک نهاد خاص هم چون بنیاد در نظرداشتن فعالیتهای گسترده بنیاد در امور اقتصادی و تجاری و اجتماعی و فرهنگی ضرورت تام دارد و هم از این رو است که برنامه­ریزی در امور نمایشگاهی بنیاد اساسا متفاوت از دیگر سازمانها است سازمانهایی که معمولا به فعالیتی مشخص در یکی از زمینه­های صنعتی، کشاورزی، خدماتی و … می­­پردازند. در مجموعه­های نمایشگاهی بنیاد انعکاس وجوه متنوع فعالیتها می­بایستی در طراحی، فضاسازی، طبقه­بندی و نیز ارتباطات و تبلیغات و … منعکس و مشهود گردد.

برنامه­ریزی امور فرهنگی و ارتباطی نمایشگاه: در این کتاب  به کرات از جنبه­های اجتماعی و ارتباطی نمایشگاهها  سخن گفته شده است این ابعاد صرف نظر از کیفی بودن آن که تا حدودی امر قضاوت را دشوار می­نماید، در واقع بازتاب سایر جنبه­های برنامه­ریزی و مدیریت امور نمایشگاهی نیز هست. به عبارت دیگر رضایت خاطر مخاطبان عام و خاص نمایشگاه به مثابه یک رسانه و خرسندی آنان از کسب اطلاعات، دانش فنی و آموزش که از جمله هدفهای برپایی نمایشگاهها به شمار می­روند، در گرو طرحها و فعالیتهای قابل قبول در زمینه­های ارتباطی و فرهنگی و روابط عمومی نمایشگاه است. علاوه بر این جنبه­های مذکور می­تواند مستقیما براساسی­ترین هدف برنامه­ریزی و برگزاری نمایشگاه یعنی بازاریایی و جلب مشتریان و طرفهای تجاری تاثیرگذار باشد.

به طور کلی امور ارتباطی نمایشگاه به دو مقوله فراگیر ارتباطات داخلی[1] یعنی برنامه­ریزی ارتباطی با جنبه­های اجتماعی و ملی، و بین­المللی[2]، یعنی برنامه­ریزی درست در زمینه­ ارتباطات بین­المللی ویژه نمایشگاه، قابل تفکیک است. در خصوص هر یک از این موارد شناخت مخاطبان و نوع کیفیت ایجاد ارتباط با آنها نیز مستلزم کسب اطلاعات و طبقه­بندی گروههای مختلف اجتماعی، اقتصادی و تجاری است. سازمان و موسسه برگزارکننده نمایشگاه و یا غرفه خاص  می­بایستی از پیش به تدوین برنامه و تنظیم اولویتهای ارتباطی خود بپردازد، به گونه­ای که با هماهنگی سایر عناصر برنامه­ریزی و مدیریت نمایشگاه در مسیر تحقق هدفهای فرهنگی، ارتباطی و اجتماعی خود گام بردارد، ما با چنین تصویری از مقوله ارتباطات در نمایشگاه، خود به خود بر حوزه­­های تخصصی دوگانه و متمایز از هم، یعنی ارتباطات داخلی و بین المللی تاکید کرده­ایم که تحت عنوان تشکیلات و سازماندهی امور نمایشگاهی از آن سخن خواهیم گفت.

2-12-2- تشکیلات و سازماندهی امور نمایشگاهی:

بر طبق آنچه که در زمینه برنامه­ریزی و مدیریت امور نمایشگاهی بیان گردید،  تفکیک هر یک از جنبه­ها در قالب یک سازماندهی واحد، تحت عنوان ستاد برنامه­ریزی نمایشگاه به توضیح مطالب کمک خواهد نمود.

[1] .Intemal Communication

[2] .International Communication