عوامل سازمانی ـ سیستمی مؤثر بر توانمندسازی

1-منابع انسانی

حمایت مدیریت: یک سازمان برای توانمند شدن می‌بایست رویه‌ها، سیاست‌ها و خط‌مشی‌های توانمندساز انتخاب کند. اولین و مهم‌ترین اقدام نهادینه کردن روح توانمندسازی و تعهد در مدیران ارشد و مدیران میانی سازمان می‌باشد و بدون وجود تعهد در مدیران ارشد سازمان نمی‌توان انتظار فراهم شدن بسترهای لازم برای اقدامات توانمند را داشت (کاتب و امین، 118:1389).

یک مدیر برای توانمند کردن دیگران، حداقل یکی از موارد زیر را در ارتباط با آن ها انجام می‌دهد:

  • به آن ها کمک می‌کند تا نیرویی که قبلاً داشته‌اند را شناسایی کنند.
  • نیرویی که قبلاً در آن ها وجود داشته و آن را از دست داده‌اند را مجدداً بازیابی می‌کند.
  • به آن ها نیرویی می‌دهد که قبلاً هرگز نداشته‌اند(کانونی[1]،2013).

 

 

2- در دسترس بودن منابع

گرچه حمایت مدیران عالی سازمان به عنوان مهم‌ترین و اولین گام اقدام برای شکل‌گیری اقدامات توانمندساز مطرح می‌شود ولی نخستین اقدام عملی برای شروع فعالیت‌های توانمندساز توسط مدیران میانی شکل می‌گیرد. مدیران عالی سازمان تنها به حمایت اولیه بسنده می‌کنند و در صورت اعمال فشار از پایین به بالا، مسئولیت بیشتری در اقدامات توانمندساز خواهند پذیرفت. نیروهای عملیاتی نیز به دلیل سلسله مراتب سازمانی و عدم دسترسی به اختیار و منابع کافی اقدام اولیه برای فعالیت‌های توانمندسازی فراسوی آن‌ها امکان‌پذیر نمی‌باشد. به همین دلیل اولین جرقه شروع عملیات توانمندساز توسط مدیران میانی زده می‌شود. مدیران میانی در این مرحله مذاکرات زیادی برای بدست آوردن منابع برای اقدامات توانمندساز انجام می‌دهند و شرط شروع فعالیت را تخصیص منابع کافی برای شروع فعالیت می‌دانند، به عبارتی دیگر خواستار حمایت عملی مدیران ارشد سازمان می‌شوند (کاتب وامین، 1389: 119).

3-استراتژی سازمانی

برناردتیلور[2] معتقد بودکه تمام اقدامات سازمانی باید در راستای استراتژی باشد که سازمان برای دستیابی به چشم‌انداز خود طراحی کرده است. استراتژی سازمان باید حامی و پشتیبان اقدامات توانمندساز در سازمان باشد. سازمان‌هایی که با تغییرات سریع روبرو می‌شوند نیازمند فرموله کردن استراتژی توانمندسازی هستند(تیلور،2003،به نقل ازکاتب وامین:119،1389).

4-سیستم ارزیابی، تشویق و پاداش

پیش‌برد موفقیت‌آمیز فعالیت‌های توانمندسازی در سازمان نیازمند استفاده از شوق‌ها و انگیزاننده‌های مادی و غیرمادی است. یک سیستم سنجش و پاداش موافق با جهت‌گیری توانمندساز در سازمان، ویژگی‌های ذیل را دارا است:

  1. هدفمند است.
  2. بر تشویق‌های درونی مانند احساس لیاقت، احترام، تعلق، استقلال و… تأکید می‌کند.
  3. عملکرد افراد را به طور منظم، مستمر و بلندمدت ارزیابی می‌کند.
  4. معیارهای ارزیابی روشنی که عموم کارکنان از آن آگاهی دارند.
  5. جهت‌گیری تشویق‌ها به سمت ریسک‌پذیری ـ نوآوری و درجه موفقیت است.
  6. طراحی سیستم پیشنهادات به عنوان یک شوق که نشان از حمایت سازمان از افراد است(کانونی،2013).

 

5- ارتباطات و سیستم‌های اطلاعاتی

در سازمان‌های توانمند مدیران بایستی ارتباطات درون سازمانی را مورد تأکید قرار دهند. تمامی کارکنان بایستی بدانند که به نظرات آن‌ها واقعاً توجه می‌شود. سیستم ارتباطی در درون سازمان باید هماهنگ با سایر اجزای سازمانی از استراتژی تواناسازی سازمان حمایت کند. به همین منظور اقدامات ذیل بایستی در سازمان نهادینه شود: اشتراک اطلاعات ـ ارتباطات شفاف و توسعه سیستم‌های اطلاعاتی، گوش دادن، کوتاه کردن مسیر ارتباطات، توسعه سیستم‌های مکانیزه ارتباطی (کانونی،2013).

6-ساختار سازمانی

یکی از مهم‌ترین تغییرات سازمانی لازم برای ایجاد سازمان توانمند، تغییر در ساختارهای سازمانی است. ساختار، چارچوبی است که کلیه اقدامات وضعیت‌های سازمانی را شکل و جهت می‌دهد. ساختارهای توانمندساز انعطاف‌پذیر و پویا بوده و دارای حداقل سلسله مراتب و تأکید بر گسترش افقی مرزها دارند. یک ساختار توانمندساز باید از ویژگی‌های ذیل برخوردار باشد: پاسخ سریعتر به تغییرات محیطی، افزایش اثربخشی بلندمدت، خلاقیت بیشتر، خدمات بهتر به مشتریان، تطبیق‌پذیری راحت‌تر با تغییرات بازار، قدرت پاسخ‌گویی سریع به کارکنان و ایده‌های جدید آن‌ها و…(باون ولاولر،2013).

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   در سفر باکو به کجاها برویم؟

7-نظام آموزش

توجه به این اصل که نیروی کار با کیفیت بالا و توانمند، جزو سرمایه‌های یک سازمان محسوب می‌شود، سازمانها را بر آن می‌دارد که از این سرمایه، به نحو احسن بهره‌برداری کنند و این امر میسر نخواهد بود مگر با طی دوره‌های آموزشی لازم. در یک سازمان توانمند، آموزش دائمی عوامل انسانی به منظور ارتقای فنی و بالا بردن مهارت‌های آنان (عمومی ـ تخصصی)، همراه با تغییرات سریع فن‌آوری و پیشرفت سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی، به طور مستمر دنبال می‌شود. ایجاد طرز فکر مثبت نسبت به کار و سازمان، ایجاد بینش مطلوب در کارکنان، رفع ضعف روحی آنان، کاهش حیف و میل منابع و ضایعات به دلیل روش‌های غلط عملیاتی، افزایش سطح دانش فنی و مهارتهای شغلی کارکنان، افزایش اعتبار و ارزش نیروی انسانی و قابلیت ارتقای کارکنان برای تصدی پیشنهاد مشاغل بالاتر از جمله اهداف و مزایای آموزش در سازمان است(باون ولاولر،2013).

آموزش مهارتها و تخصصهای خاص، رفتار و نگرش فرد را در جهت مطلوب یعنی نیل به اهداف سازمانی تغییر می‌دهد. برای رسیدن به هدف، هر سازمانی باید کادری از نیروهای لایق و کارآمد در اختیار داشته باشد ـ(دانی[3] و مانی[4]، 2012:89).

باید تأکید کرد که ارتباط آموزش و توانمندسازی افراد با بهره‌وری، به هماهنگ بودن نیازهای شغلی کارمندان و نزدیکی نوع آموزش‌ها با آنان مربوط می‌شود.

8- فرهنگ سازمانی

فرهنگ تواناسازی از نگرش توانمندسازی در سازمان حمایت می‌کند. این حمایت باعث ایجاد انگیزش برای انجام فعالیت‌های نوآورانه در سازمان می‌‌شود. برای انعطاف‌پذیر و اثربخش کردن فرهنگ سازمانی به خصوص در محیط‌های پویا باید روح تواناسازی در پیکره فرهنگ سازمانی دمیده شود. برای آن‌که فرهنگ سازمانی از توانمندسازی منابع انسانی حمایت کند بایستی مؤلفه‌های ذیل در فرهنگ سازمانی گنجانده شود. نوآوری و خطرپذیری، توجه به اعضای سازمان، توجه به تیم و بلندپروازی (کاتب و امین، 121:1389).

9-محیط کاری

علاقه به محیط کار و روحیه مناسب، باعث افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شود. یکی از عوامل تأثیرگذار در روحیه و انگیزه کارکنان نسبت به کار، محیط کار، فضایی است که در آن به کار مشغول هستند. بدیهی است برای بالا بردن راندمان کار و افزایش دقت افراد در حین انجام کار و به منظور استفاده بهینه از توان جسمی و فکری کارکنان و توانمند ساختن آنان باید، عوامل بازدارنده‌ای که قابلیت‌های کارکنان را محدود کرده و یا به نوعی سلامت جسمی و روحی افراد را به خطر می‌اندازد، مورد شناسایی قرار داده و حذف یا تعدیل کرد این عوامل را می‌توان به چند دسته مشخص تقسیم کرد:

عوامل فیزیکی شامل مواردی از قبیل سر و صدا، ارتعاشات، گرما و سرما، رطوبت و غیره.

عوامل شیمیایی شامل گرد و غبار، گازها و بخارات سمی و خطرناک و…

عوامل بیولوژیکی را می‌توان به عوامل باکتریایی، ویروسی و انگل‌ها و قارچ‌ها نسبت داد.

عوامل ارگونومی مسائلی چون ابزارها و وسایل مورد استفاده و تناسب آنها با شرایط فیزیکی بدن انسان، ماشین‌آلات و طراحی شیوه‌های انجام کار را شامل می‌شود (موغلی و عزیزی، 1390: 292-291).

[1]-Kanooni

2– Taylor

.Donnie -[3]

[4]-.Mani